Achtergrond bedrijf
Panel Vision is een fabrikant en leverancier van kunststof plaatmaterialen. Het bedrijf heeft zichzelf als doel gesteld dat bestellen zo gemakkelijk mogelijk moet zijn, ongeacht de maat, de vorm en het materiaal. U moet dus altijd op eenvoudige wijze precies kunnen vinden wat u zoekt.
Order2Flow wordt standaard geleverd met een dashboard voor inzicht in uw data.
Bestellingen kunnen handmatig aangemaakt en aangepast worden.
Gevraagd
Die klantvriendelijkheid moet natuurlijk ook doorgetrokken worden in de levering van de plaatmaterialen. Panel Vision verkoopt online via een OpenCart-webshop en houdt de boekhouding bij in Exact Online. Deze pakketten moesten gekoppeld worden, zodat ze automatisch gegevens konden uitwisselen.
Panel Vision was echter ook op zoek naar een functionaliteit die handmatig uitgevoerd kan worden: zelf orders kunnen toevoegen aan het systeem. Dit is juist nodig om het gehele productie- en leveringsproces te automatiseren. Door handmatig bestellingen toe te voegen, kunnen ook orders gedigitaliseerd worden die niet via de webshop zijn geplaatst. Denk aan mondelinge bestellingen via de telefoon.
Update januari 2024
Panel Vision wilde graag meer inzicht en overzicht in de productie en verzocht Order2Flow om enkele toevoegingen in het productieoverzicht. Ze wilden de werkzaamheden ( orderregels ) graag groeperen per product om zo bewerkingen achter elkaar te kunnen uitvoeren.
Daarnaast kregen we het verzoek of werkzaamheden van derden ook in het eigen systeem bijgehouden kon worden en daar hebben we natuurlijk voor gezorgd.
Oplossing
Om handmatig orders in te voeren, hebben we een module voor orderbeheer toegevoegd aan het te bouwen ordersysteem. Dit is de functionaliteit die het mogelijk maakt om bestellingen in het systeem mee te nemen die niet vanuit de webshop komen. Het orderbeheer heeft dus de focus gekregen tijdens de eerste ontwikkelingsronde, naast de koppeling tussen OpenCart en Exact Online.
Er is bovendien sprake van een terugkoppeling tussen Exact Online en OpenCart. De klant krijgt namelijk een geautomatiseerde mail met de factuur en de verwachte levertijd. Ook dit proces wordt automatisch uitgevoerd, waardoor Panel Vision nog meer tijdwinst boekt.
Op basis van de ordergegevens wordt er ook automatisch een werkbon aangemaakt. Hierop staan zaken als het materiaal, de hoeveelheid en welke techniek er gebruikt moet worden: moet er gezaagd worden, gefreesd, of beide? Deze werkbon wordt als pdf-bestand gegenereerd en kan uiteraard geprint worden. Vervolgens kunnen Panel Vision’s vakmensen aan de slag om de bestelling klaar te maken. Op de bon staat alles wat ze moeten weten, om snel aan het werk te kunnen.
Een bijkomend voordeel is dat het ordersysteem overtypfouten minimaliseert. Hierdoor wordt verwarring over de bestelling – bijvoorbeeld doordat verschillende systemen elkaar tegenspreken – voorkomen en kan de bestelling nog sneller in orde gemaakt worden.
De queue jobs geven extra inzicht in het verloop van het proces.
Doorontwikkeld
Na de eerste fase van het project, heeft Panel Vision zich bij ons gemeld voor een uitbreiding van het ordersysteem. Er is allereerst gevraagd om de mogelijkheid om met prijslijsten te werken. Daarmee zouden bepaalde klanten gepersonaliseerde korting kunnen krijgen. Ook zou het dan mogelijk worden om tijdelijk korting te geven op bepaalde productgroepen.
De tweede gevraagde uitbreiding heeft betrekking op het productieoverzicht. Orders omvatten vaak verschillende producten, die apart geproduceerd moeten worden. Het moest dus mogelijk worden om op bestellingen ‘op te knippen’ in verschillende deelorders, die apart van elkaar geproduceerd konden worden.
Omdat Order2Flow modulair is, hebben we in een later stadium twee belangrijke toevoegingen kunnen doen. Om de gepersonaliseerde korting mogelijk te maken, worden de prijslijsten uit Exact Online nu gesynchroniseerd met OpenCart. Wie nu inlogt op de webshop, krijgt automatisch zijn persoonlijke prijzen te zien, indien van toepassing natuurlijk.
Ook hebben we het mogelijk gemaakt om één bestelling op te delen in verschillende kleinere orders. Deze verdeling komt tot stand op basis van SKU’s: de codes in de administratie die aangeven dat het om een bepaald product of productgroep gaat. Bij de zaagmachine wordt nu duidelijk dat er echt verschillende producten gevraagd worden, die apart van elkaar afgehandeld kunnen worden. Dat zorgt voor veel meer overzicht en bovendien ook meer flexibiliteit tijdens het productieproces.
Update januari 2024
Het productieoverzicht is verbeterd en uitgebreid. Er zijn meerdere filtermogelijkheden toegevoegd. Er is nu een overzicht per product en doorklikken per product met een lijst van alle benodigde bewerkingen te krijgen. Dankzij dit groeperen per product kunnen ze nu de panelen die bij elkaar horen in één sessie zagen en bewerken, een verbetering in de efficiëntie!
Met de laatste toevoeging aan de applicatie kunnen leveranciers waarmee ze goed samenwerken nu ook zelf beperkt toegang krijgen. Met een eigen login kunnen zij (alleen) hun eigen orders en productiewerkzaamheden zien. Het werk dat door derden moet worden gedaan, wordt zo in één systeem bijgehouden en verwerkt. Panel Vision behoudt zo met een integraal systeem de grip en het overzicht op hun orderleveringsproces.
Aanvullend bood deze manier van werken de mogelijkheid tot het automatisch aanmaken van een wekelijkse inkooporders van de artikelen die per leverancier worden verwerkt.
Wanneer er nieuwe wensen ontstaan, kan het systeem verder op maat worden uitgebreid.
