Achtergrond bedrijf
Thames Distribution is een van origine Brits bedrijf, gespecialiseerd in technologiemerken. De organisatie verkoopt allerlei hoogwaardige producten: van robotstofzuigers tot GPS-apparatuur. Sinds 2009 is er ook een Benelux-tak.
Order2Flow zorgt niet alleen voor koppelingen, maar ook voor een dashboard. Dat is gemakkelijk te gebruiken én biedt relevante, gedetailleerde informatie.
Order2Flow zorgt voor een gebruiksvriendelijke omgeving, waarin onder meer orderstatussen ingezien kunnen worden.
Gevraagd
Thames Distribution Benelux hanteert een multichannel strategie. Dat wil zeggen dat het bedrijf verkoopt via diverse marktplaatsen, waaronder die van bol.com, Amazon, fonQ en MediaMarkt. Die laatste twee werken via de marktplaatssoftware van Mirakl.
NetSuite vervult een centrale rol in de bedrijfsvoering. Dit is het ERP-systeem waarin onder meer voorraden en de boekhouding worden bijgehouden. Dit is ook het systeem waarin track and trace-codes aangemaakt worden.
Dit zijn meer softwarepakketten dan u eerder bent tegengekomen in een van onze klantverhalen. U raadt het bovendien al: ze moesten allemaal gekoppeld worden, om zo een centraal overzicht mogelijk te maken.
Update augustus 2023
Thames Distribution wilde ook een koppeling met Onetrail en Transus (software voor EDI: Electronic Data Interchange) om snel en veilig handelsdocumenten te kunnen uitwisselen met hun handelspartners. Tegelijkertijd wilden zij hun producten ook op Wayfair aanbieden, een van de grootste marktplaatsen voor woninginrichting en -decoratie. Hiervoor wilden ze een order koppeling.
Update oktober 2023
Thames Distribution ervaart de vele voordelen van Order2Flow en bedacht dat het ook tijdbesparend en handig zou zijn wanneer de bol retouren geautomatiseerd zouden worden. Dit werd dus een aanvullend verzoek.
Oplossing
Via ons modulaire ordersysteem Order2Flow hebben we al deze systemen kunnen koppelen. Omdat NetSuite de administratieve spin in het web is, is het logisch om het ERP ook hiervoor als centrum aan te wijzen. Door een koppeling met de marktplaatsen wordt de administratie bijgewerkt na elke order. Dat is bijzonder handig als het gaat om de voorraden: ondanks dat producten via verschillende kanalen verkocht worden, wordt de boekhouding daardoor niet ingewikkelder. Thames Distribution blijft namelijk overzicht houden wat er in stock is.
De uitwisseling werkt bovendien ook de andere kant op. Administratieve gegevens vanuit NetSuite – denk aan prijzen en andere productinformatie – worden gebruikt om producten aan te bieden op de verschillende marktplaatsen. Hierdoor zijn er geen onderlinge verschillen tussen bijvoorbeeld Amazon en bol.com: de informatie en prijzen zijn hetzelfde. Ook zorgt de koppeling ervoor dat track and trace-codes vanuit NetSuite terechtkomen bij de betreffende marktplaatsen. Hierdoor kunnen kopers hun bestelling in de gaten houden.
Een duidelijk voordeel van Mirakl: doordat MediaMarkt en fonQ daar beide op draaien, hoeven die twee niet apart gekoppeld te worden. Theoretisch zou Thames Distribution ook zonder veel moeite kunnen verkopen via andere marktplaatsen die gebruikmaken van deze software.
Thames Distribution houdt bovendien niet alleen overzicht over de voorraad, maar ook over andere aspecten van de bedrijfsvoering. We hebben namelijk niet alleen een koppeling gerealiseerd voor al deze software. Order2Flow is standaard voorzien van een dashboard dat centraal inzicht geeft in gegevens. Denk aan de omzet over een bepaalde periode, maar ook aan orderstatussen. Ook kan Thames via deze omgeving productbundels aanmaken.
Thames Distribution hoeft dus nog maar één omgeving in de gaten te houden om te zien hoe het met de orderverwerking gaat (de zogeheten single source of truth), in plaats van in te loggen op al die verschillende systemen. Dat bespaart veel tijd en laat bovendien zien dat multichannel verkopen helemaal niet veel ingewikkelder hoeft uit te pakken, zolang u maar automatiseert.
Update augustus 2023
Naast de eerder geïmplementeerde koppelingen met bol.com, Amazon en Mirakl, heeft Order2Flow nu ook de order koppeling met Wayfair ingericht. Multichannel verkoop via nog meer kanalen, maar zonder extra werk of zorgen. Om makkelijk en veilig documenten te kunnen uitwisselen met o.a. handelspartners is er ook een koppeling met Transus gerealiseerd en worden gegevens nu elektronisch uitgewisseld (EDI: Electronic Data Interchange) en via een email herkenning worden Onetrail orders ingelezen.
Update oktober 2023
Om de bol retouren te automatiseren, worden de RMA’s opgehaald uit bol en voor autorisatie naar NetSuite geëxporteerd, waarbij ook rekening is gehouden met bundel producten. Uiteraard worden de artikelen in de RMA aan de juiste order en dus de juiste factuur gekoppeld. Zodra een retour is geautoriseerd en gecrediteerd, wordt dit weer naar bol teruggekoppeld.
Thames kan productbundels aanmaken via het dashboard. Die worden voorzien van een eigen EAN.
Wilt u handmatig inzicht in het functioneren van de orderverwerking? Dan biedt het scherm met de queue jobs de nodige controle.
Doorontwikkeld
Aangezien er nog regelmatig orders per e-mail binnenkomen, vroeg Thames ons later om een nieuwe functionaliteit: orders importeren vanuit die binnenkomende e-mails. Die informatie overtypen is een hoop extra werk, dat ook nog eens erg foutgevoelig is. Kon dat ook niet geautomatiseerd worden? Omdat Order2Flow modulair is en dus flexibel uitgebreid kan worden, konden we dit voor hen toevoegen.
Zoals gezegd vroeg Thames Distribution ons later om een uitbreiding, om automatisch e-mail orders in te voeren in het systeem. Op basis van data-format-uitwisseling hebben we ook deze order entry geautomatiseerd. Behalve de tijdsbesparing en de verlaagde foutmarge, heeft deze automatisering nog een ander groot voordeel: ook de e-mailbestellingen kunnen direct gesynchroniseerd worden met de orders die via de andere kanalen binnenkomen. De voorraad blijft hierdoor actueel, ongeacht hoe een bestelling binnenkomt. Dat is een must bij multichannel verkoop.
