Achtergrond bedrijf
Mediceuticals is specialist in het ontwikkelen en verkopen van verzorgingsproducten voor gevoelige hoofdhuid. Dunner wordend haar, haaruitval of andere problemen? De producten van Mediceuticals kunnen u hiermee helpen.
Het dashboard brengt de datastromen samen uit WooCommerce en Exact Online. Vanuit deze omgeving kan ook het orderbeheer gebruikt te worden.
Via het totaaloverzicht van alle bestellingen, is het ook mogelijk om details op te vragen. (Afbeelding: testdata.)
Gevraagd
Mediceuticals verkoopt via WooCommerce en houdt de boekhouding bij in Exact Online. Deze systemen moesten gekoppeld worden, omdat handmatige gegevensuitwisseling onnodig veel tijd kostte. Ook wilde het bedrijf graag weten hoe bestellingen die niet via de webshop binnenkomen toch gemakkelijk meegenomen kunnen worden in deze systemen. Het bedrijf wordt namelijk regelmatig gebeld door kappers, die telefonisch hun bestelling plaatsen. Om fouten en tijdverlies te voorkomen, wil Mediceuticals dat deze orders zo snel en nauwkeurig mogelijk aangemaakt kunnen worden.
Oplossing
Ons ordersysteem Order2Flow koppelt WooCommerce en Exact Online. Data worden automatisch doorgezet vanuit de webshop in de boekhouding én andersom. In het eerste geval moet u denken aan binnenkomende bestellingen, die direct in de administratie worden ingevoerd. De voorraad wordt dan gelijk bijgewerkt, zodat die altijd actueel is. De voorraadinformatie wordt vervolgens weer doorgezet naar de webshop, zodat daar geen producten worden aangeboden die al uitverkocht zijn. Ook krijgt WooCommerce een update wat betreft de orderstatus. Via de klantomgeving is dan te zien of een bestelling al is opgepakt of niet. De synchronisatie gaat op basis van SKU’s: het unieke identificatienummer per productsoort.
Daarnaast is het ordersysteem uitgebreid met een module voor orderbeheer. Hiermee kunnen handmatig bestellingen aangemaakt en ingevoerd worden, wanneer die niet via de webshop binnen zijn gekomen. Om dit zo gemakkelijk mogelijk te maken, is er een gebruiksvriendelijk snelkeuzemenu gemaakt. Wanneer er dan iemand telefonisch een bestelling plaatst, kan die order nog tijdens het gesprek aangemaakt worden..
Tot slot zorgt het systeem ervoor dat er automatisch pakbonnen en paklijsten worden aangemaakt. Dit scheelt ook weer de nodige tijd voor de orderverwerking. Deze bestanden kunnen ingezien worden via het dashboard, dat standaard meegeleverd wordt bij Order2Flow. Hiermee kan Mediceuticals ook andere gegevens inzien, zoals de status per order, een overzicht van alle bestellingen, en de periodieke omzet.
