Achtergrond bedrijf
Groothandel Van Dijk Leidingsystemen is gespecialiseerd in kunststof leidingsystemen. Het bedrijf heeft een ruime voorraad in het magazijn in Zwolle. De meeste leveringen komen direct vanuit die voorraad. Daardoor kunnen bestellingen snel geleverd worden, of dat nu complete projecten zijn of losse onderdelen voor onderhoud.
Het dashboard brengt data samen uit zowel PrestaShop en Exact Online, waardoor ze samen ingezien kunnen worden in één scherm. (Afbeelding op basis van testdata.)
Alle bestellingen kunnen centraal ingezien worden. (Afbeelding: testdata.)
Gevraagd
Behalve de de basisvoorraad in Zwolle werkt Van Dijk Leidingsystemen ook met wat ze een ‘virtuele voorraad’ noemen: producten die ze zelf inkopen via hun vaste leveranciers. In totaal gaat dit om zeer grote hoeveelheden producten. Om goed overzicht te houden op deze vaste en flexibele voorraden, wordt gewerkt met boekhoudsoftware Exact Online.
Exact Online is natuurlijk niet de enige software – of zelfs de enige clouddienst – waarmee de groothandel werkt. Voor de online verkoop heeft onze partner De Websmid een webshop gebouwd, die draait op PrestaShop-software. De producten die daar verkocht worden, staan in Exact Online. Daarom heeft Van Dijk Leidingsystemen ons gevraagd om deze productinformatie te delen met de webshop.
Een andere vraag was: kunnen klant kortingen en aanbiedingen niet gemakkelijker doorgezet worden naar PrestaShop? Vooral wanneer het gaat om hele productgroepen, levert zo’n tijdelijke actie nogal wat handmatig werk op. Bovendien zijn de kortingen vaak gepersonaliseerd, op basis van prijsafspraken per klant, wat ook weer vraagt om de nodige wisselwerking tussen Exact Online en PrestaShop.
Oplossing
We hebben een koppeling gemaakt tussen PrestaShop en Exact Online. In eerste instantie gaat het hier om het eenzijdig versturen van productinformatie.
Producten worden in beide systemen geïdentificeerd aan de hand van streepjescodes. In beide systemen wordt gekeken of de code overeenkomt, zodat ze ‘weten’ dat het om hetzelfde soort product gaat.
Maar zeker zo belangrijk zijn de aanbiedingen. Er is niet alleen sprake van individuele producten, maar ook van productgroepen. Er zijn bijvoorbeeld specifieke hulpstukken voor riolering, die samen een groep vormen. Wanneer Van Dijk Leidingsystemen op alle hulpstukken tijdelijk korting zou willen geven, dan kunnen alle artikelen uit die groep opgehaald worden vanuit de administratie, waarna er een bepaald percentage korting over verrekend wordt, zodat ze vervolgens met de actuele - lagere - prijs in de webshop aangeboden worden.
Dat scheelt veel handmatig werk, waarbij ook nog eens fouten worden voorkomen. Het zou toch jammer zijn wanneer u vergeet om op één product geen korting te geven, of dat u vergeet die korting ‘uit te schakelen’ wanneer de actie erop zit. Door te werken met productgroepen voorkomt u dit.
Om gepersonaliseerde kortingen mogelijk te maken, wisselen PrestaShop de klantaccounts uit met Exact Online. Aan de hand hiervan kunnen klanten geïdentificeerd worden, waarna de juiste prijslijst opgehaald wordt. Die wordt vervolgens teruggekoppeld naar de webshop, zodat de klant de voor hem/haar relevante prijzen ziet.
Tot slot is de koppeling voorzien van een overzichtelijk dashboard. Daarop kan Van Dijk Leidingsystemen verschillende gegevens inzien: bijvoorbeeld de statussen van de bestellingen, maar ook de omzet per periode. Mocht er dan alsnog handmatige bijsturing nodig zijn, dan is dat natuurlijk ook mogelijk.
