Achtergrond bedrijf
Bedrijven die op zoek zijn naar printers en kopieerapparaten, kunnen terecht bij specialist Office IQ. Naast koop-, huur- en lease-mogelijkheden, biedt Office IQ ook een eigen servicedienst met ervaren monteurs. Bovendien levert de organisatie software om verschillende bedrijfsprocessen te automatiseren; onder meer op gebied van signalering voor het vervangen van inktpatronen. Dat scheelt heel wat frustraties en vervelende verrassingen.
Op één plaats overzicht hebben en bijhouden van de contracten. (Afbeelding op basis van testdata.)
Er worden automatisch facturen gegenereerd van de contracten. (Afbeelding: testdata.)
Gevraagd
Office IQ levert een deel van de diensten op basis van abonnementen. De maandelijkse facturatie bestaat enerzijds uit basiskosten, en anderzijds uit variabele kosten op basis van het aantal gemaakte prints. Hiervoor moet informatie opgehaald worden uit de printers zelf en die gegevens moeten geautomatiseerd in SnelStart terechtkomen. Dit is het boekhoudpakket waarmee Office IQ factureren maakt en beheert.
Oplossing
We hebben de gevraagde gegevensuitwisseling geautomatiseerd in een contractbeheer module. De benodigde informatie van de printers bestaat uit de tellerstanden en het serienummer. Zo is duidelijk welke machine hoeveel prints heeft gemaakt. Ook is het apparaat natuurlijk gekoppeld aan een bepaalde organisatie, die het in beheer heeft. Zo wordt automatisch duidelijk aan wie welk bedrag gefactureerd moet worden. Dat scheelt heel wat handmatig werk, waardoor er een flinke tijdsbesparing wordt gerealiseerd. Bovendien is de kans op administratieve fouten miniem, omdat er niet langer handmatig gegevens uitgewisseld moeten worden
Zoals gezegd is er sprake van vaste kosten en de mogelijkheid om ‘buiten de bundel’ te printen. Daarom moeten deze kosten duidelijk uitgesplitst worden op de factuur en in de SnelStart-boekhouding. Ook dit hebben we mogelijk gemaakt.
Daarnaast hebben we automatische meldingen ingesteld wanneer er veranderingen zijn in de contracten, maar ook enige tijd voor de vervaldatum. Er kan nu handmatig actie ondernomen worden in die situaties, bijvoorbeeld door de klant te helpen herinneren dat het contract afloopt. Tot slot is het mogelijk om handmatig tellerstanden aan te passen, indien dat onverhoopt nodig zou zijn. Office IQ beschikt hierdoor over een krachtige automatisering, die indien gewenst ruimte biedt aan handmatige controle. Maar ook hier geldt voor: die werkzaamheden nemen aanzienlijk minder tijd in beslag en de foutmarge wordt geminimaliseerd.
