Groeit je onderneming? Dan heb je ongetwijfeld gemerkt dat de bedrijfsvoering complexer wordt. Vergeet je daardoor weleens een bestelling op te sturen? Vervelend voor de klant, maar ook wel begrijpelijk, want dat gebeurt bij veel bedrijven. Zeker in de startfase of wanneer je steeds groter wordt. Want steeds meer orders verwerken heeft een keerzijde. Je orderadministratie kan onoverzichtelijk worden, of er blijft werk liggen. Mocht je jezelf daarin herkennen: heb je weleens overwogen je orderverwerking te laten automatiseren?

Veel bedrijven werken met een geautomatiseerde boekhouding die gegevens synchroniseert. Geen enkele ondernemer typt met plezier orders over. Om nog maar te zwijgen over een extra controleronde om te zien of alles er wel goed in staat. Het populaire Exact Online neemt dat werk over, maar een ordersysteem kan daar een heel handige aanvulling op zijn. Van bedrijfsprocessen automatiseren tot gedetailleerde rapportages opstellen. Soms denken mensen dat een ordersysteem heel nieuwe software is. Dat is niet zo, het kan ook gaan om het op maat koppelen van softwarepakketten waar je al mee werkt. Maar uiteindelijk gaat het om maatwerk: om wat jouw bedrijf optimaal laat draaien.

Stel je eens voor

Stel je voor, je krijgt een order binnen. Er wordt gecheckt of het product nog op voorraad is. Als dat zo is krijgt de klant een mailtje met de factuur en de verwachte leverdatum. De factuur wordt direct in de boekhouding ingevoerd. Ondertussen krijgt je transporteur of fulfilmentdienst een seintje, of het product op die datum afgeleverd kan worden. Er worden een adres- en pakbon uitgeprint. Ook wordt het pakketje voorzien van een unieke track and trace-code, zodat jij en je klant de status van het pakketje kunnen volgen. Dan weet de klant of hij de buurvrouw moet vragen zijn pakketje aan te nemen omdat hij er op die dag niet is, en weet jij dat alles goed gaat het met proces. En natuurlijk wordt direct je voorraad aangepast, zodat je volgende klant niet voor vervelende verrassingen komt te staan. Klinkt dat ingewikkeld? Dat valt hard mee. Deze processen zijn door het ordersysteem georganiseerd, wat veel tijd en mensenwerk kost. Bovendien, elke ondernemer – en webdeveloper – kan het beamen: hoe beter alles aan de ‘achterkant’ functioneert, hoe effectiever de ‘voorkant’.

Waar liggen de kansen?

Hoef jij dan helemaal niets meer te doen? Jawel: ondernemen natuurlijk! Het ordersysteem kan niet alleen een overzicht geven van welke orders nog lopen en opgelost zijn. Maar het biedt ook mogelijkheden om een totaalomzet per product op te vragen, of juist per klant of leverancier. Zo krijg je optimaal grip op je orderverwerking. Daardoor zie je wat goed loopt en waar nog kansen liggen. Zodat je verder kunt groeien, en daar al op voorbereid bent natuurlijk.

Het systeem wordt op maat gebouwd of aangepast voor bedrijven, zodat het optimaal aansluit bij hun unieke bedrijfsvoering. Wij denken dat bijna elk bedrijf baat heeft bij een ordersysteem. Denk je dat dat ook voor jouw bedrijf geldt, of wil je ons een analyse laten maken van je bedrijfsprocessen? Neem dan contact met ons op.

Praktijkvoorbeeld: The Agency

The Agency is voor kledingfabrikanten hét bedrijf om bij aan te kloppen voor prachtige Italiaanse stoffen. Het bedrijf heeft directe contacten met de beste Italiaanse stoffenleveranciers en is altijd op de hoogte van de trends en innovaties in de markt. The Agency vroeg ons om een ordersysteem, dat de bestellingen van de kledingfabrikanten doorgeeft aan de leveranciers. De fabrikant kan het aantal meter invoeren en krijgt op basis daarvan de prijs en de leverdatum te zien. De leverancier gaat vervolgens hard aan de slag aan de hand van het artikelnummer en het aantal gevraagde meters. De gegevens worden gesynchroniseerd met de boekhouding. The Agency zelf kan ondertussen de status van de order in de gaten houden. Dat is niet het enige overzicht dat het bedrijf op kan vragen: dankzij de rapportagemodule kan er een totaalomzet berekend worden per leverancier, klant en order. Zo kan er bijvoorbeeld gekeken worden wie de grootste klanten zijn, of juist welke stoffen het meest opbrengen. Verder lezen?

Terug naar de homepagina